POR QUE GUARDAR OS ARQUIVOS FÍSICOS DO LIVRO CAIXA DIGITAL DE PRODUTOR RURAL?

Em pleno século XXI, diante da era digital, ainda é necessário guardar arquivos físicos? Essa é uma pergunta bastante comum entre os contribuintes que buscam cada vez mais agilidade e economia de espaço e papel. O fato é que armazenar arquivos físicos, especialmente se forem documentos ou comprovantes, pode evitar uma série de situações complexas.



É importante ressaltar que a legislação tributária exige que o contribuinte mantenha documentos fiscais por pelo menos cinco anos, período em que podem ser auditados pela Receita Federal. Para questões previdenciárias ou trabalhistas, esse prazo pode ser ainda maior.

Direcionando essa conversa para o produtor rural, é importante reforçar que guardar os arquivos físicos que compõem o Livro Caixa Digital garante conformidade fiscal, evita penalidades e assegura a comprovação das informações declaradas à Receita Federal, que pode solicitar os arquivos físicos para atestar a autenticidade das informações que constam no Livro Caixa Digital de Produtor Rural. Além disso, manter os arquivos físicos do LCDPR é uma obrigação contábil e faz parte da base legal norteia a Instrução Normativa RFB nº 1.848/2018, que institui o LDCPR para aqueles cuja receita bruta anual seja superior a R$4,8 milhões.

Manter os arquivos físicos do seu LCDPR é uma forma de garantir segurança jurídica contra problemas fiscais e transparência perante a Receita Federal. Além, é claro, de facilitar a gestão financeira da propriedade.

QUAIS ARQUIVOS DEVEM SER MANTIDOS?

- Notas fiscais de entrada e saída

- Comprovantes de despesas operacionais (energia elétrica, insumos, combustível, etc.)

- Recibos de pagamento de funcionários e encargos trabalhistas

- Extratos bancários relacionados à atividade rural

- Guias de recolhimento de impostos (INSS, FUNRURAL, etc.)



BENEFÍCIOS DO ARMAZENAMENTO DOS ARQUIVOS FÍSICOS

Segurança contra Perdas de Dados: manter os documentos físicos serve como backup para reconstrução das informações, caso necessário, uma vez que arquivos digitais pode ser corrompidos ou apresentar falhas técnicas.



Facilidade na Gestão e Revisão Contábil: Contadores e consultores podem necessitar dos documentos físicos para validar registros, corrigir inconsistências e prestar informações à Receita Federal.

Evidência para Acesso a Crédito Rural: Bancos e instituições financeiras podem solicitar a comprovação de receitas e despesas do produtor para concessão de crédito. A documentação bem organizada facilita a aprovação de financiamentos.